El primer teniente de alcalde y concejal responsable de Cultura, Francisco Linares, y la archivera Concepción Perdomo, han presentado en rueda de prensa las actividades realizadas a lo largo del pasado año por el Archivo Municipal y los proyectos de futuro. El balance ha sido muy positivo y cabe destacar las múltiples acciones en pro de la modernización del centro. Y se ha hecho especial hincapié en el trabajo diario del personal del mismo por continuar mejorando las prestaciones y servicios de cara a la administración pública y al ciudadano en general. Así, el Archivo de La Orotava (Tenerife) ha mejorado progresivamente sus instalaciones, sus servicios de consulta, los métodos y herramientas de trabajo para la búsqueda de cualquier información o documentación sobre el municipio, y la organización de los fondos para un mejor manejo de éstos por parte de los usuarios, destacando la microfilmación y digitalización de numerosos documentos. Entre las múltiples actividades que se realizan cabe destacar la actualización del cuadro de clasificación documental, la digitalización de los fondos, así como la labor de descripción documental, pues todo ello permite una eficaz gestión de la documentación.

Francisco Linares desglosó y valoró la cuidadosa tarea que se realiza cada día desde el archivo para conservar nuestro patrimonio documental e invitó a los ciudadanos que posean documentos importantes a depositarlos en este lugar ya que “nosotros nos vamos pero el archivo siempre estará para proteger la historia”. El edil incidió que desde el Ayuntamiento se seguirá trabajando poco a poco en la modernización del centro y mejora de las instalaciones. Y como proyecto a largo plazo resaltó la construcción de un edificio que permita unificar toda la documentación existente ya que actualmente se cuenta con la propia sede en la calle San Sebastián, nº1, y depósitos acondicionados para tal fin en el Edificio de Usos Múltiples de La Torrita.

Por otro lado se destacó que se trabajará en la mayor difusión del servicio y la labor archivística para acercarlo más al ciudadano. En este sentido, se detalló que además de editar folletos informativos y utilizar las redes sociales e Internet, el centro estará abierto a las visitas con escolares o de ciudadanos en general. Pero también se saldrá a la calle y se irá a los centros educativos para explicar las funciones, utilidad y prestaciones de este relevante servicio municipal que se encarga de concentrar, organizar, conservar, difundir y ofrecer la documentación municipal tanto reciente como histórica, y que entre sus objetivos generales tiene el mantener una buena gestión y servicio, así como proporcionar información adecuada para la actividad administrativa diaria municipal y servir de fuente para preservar la historia de La Orotava.

También es de resaltar que el personal del archivo, dirigido por Concepción Perdomo, asesora diariamente a los usuarios en el proceso de búsqueda y obtención de la información.

Documentación. El Archivo Municipal de La Orotava (AMLO) atesora el patrimonio documental de La Orotava. Contiene documentos desde mitad del siglo XIX hasta la actualidad, en total unos 2 kilómetros lineales de documentos con variedad de soportes y formatos entre los que se encuentran: expedientes, libros administrativos, fotografías en papel y digital, carteles, folletos, programas, así como una biblioteca especializada en historia local que sirve de apoyo a los usuarios. Además, cuenta con material que ha servido de complemento a la actividad administrativa como una colección de sellos de caucho.

La documentación más antigua es de aproximadamente mitad del siglo XIX, en concreto destaca un expediente de 1813 perteneciente a la sección de elecciones. Otros documentos de gran valor pueden ser, entre otros, el expediente del proyecto del kiosco de la Plaza de La Constitución, de 1916; o el de la visita de Alfonso XIII a La Orotava del 28 de marzo de 1906 que incluye el menú que se le ofreció; y el expediente de la hidroeléctrica de 1893 que supuso el inició de la luz eléctrica en la Villa; y el expediente de concesión del escudo a la Villa de La Orotava en 1905.

El fondo documental aumentó en 34.000 como consecuencia de ingresos extraordinarios como son las donaciones de los ciudadanos y ordinarios mediante la remisión de documentos desde las oficinas municipales. Las áreas que más documentos han enviado han sido el Registro General y Urbanismo. En cuanto al volumen de los documentos destacan Urbanismo y Contratación porque incluyen proyectos en sus expedientes. La documentación está distribuida en 13.652 unidades de instalación, 1.768 audiovisuales y 4.172 libros administrativos, a las que se suman las citadas colecciones, programas, folletos y material fotográfico o volúmenes de la biblioteca auxiliar.

Se está realizando el catálogo informático de todo lo existente y ya el 70% de la documentación se encuentra añadida a éste y se continúa trabajando en el mismo. En esta línea, cabe destacar que se ha incidido en la descripción de las licencias de obras de Urbanismo por ser ésta la documentación que más solicitan los ciudadanos y con la finalidad de ofrecerla de una forma rápida y eficaz tanto para el ciudadano como para la actividad diaria municipal. Asimismo, se ha inicidado la catalogación de las fotografías digitales que representan un 20% del fondo fotográfico y de la colección de carteles. Y se están digitalizando los padrones de habitantes más antiguos del siglo XIX en colaboración con el Archivo Histórico Provincial.

El centro atendió más de 800 consultas y 300 préstamos a lo largo del pasado año, lo que supuso la utilización de unos 20.000 documentos, según se desprende de la memoria de 2011 presentada por la archivera Concepción Perdomo. La mayoría peticiones de los ciudadanos canalizadas a través de las oficinas municipales, siendo las áreas de Urbanismo, Hacienda y Personal. Los temas prioritarios han sido las cuestiones urbanísticas, seguidas de temas de población con consultas de los padrones de habitantes y temas culturales donde se han consultados sobre todo las actas de plenos que el Archivo tiene en papel y digitalizadas hasta 1999. Es de destacar también que se produjo un aumento de las consultas por Internet y de las visitas al Sitio Web en el que se ha incrementado la información general pues se incluyó información especifica sobre las colecciones de carteles, programas y folletos, así como una muestra de documentos importantes. En los tres últimos meses del año se recibieron 1.500 visitas. Por otro lado, resalta también el incremento de solicitudes para reproducir documentos a través de fotografías y escáner, a diferencia de otros años donde predominaban por completo las solicitudes de fotocopias.

A lo largo de año el Archivo ha organizado exposiciones. Se llevaron a cabo dos muestras en concreto, una virtual en la web con motivo del Día Internacional de los Archivos, el 9 de junio, con las portadas de los programas de las Fiestas del Corpus desde 1893 hasta la actualidad, y se llevó una muestra, Recuerdos entre Carteles de las Fiestas a un centro escolar de La Laguna con motivo del Día de Canarias de la exposición

También se editó un marca páginas con motivo del Día Internacional de los Archivos y un calendario del 2012 que se ha difundido entre los centros escolares y culturales del municipio.